ปัจจุบันมีการนำหลักการและหลักปฏิบัติต่างๆ มากมายเพื่อนำมาใช้ในการพัฒนาองค์กรและพนักงานต่างๆ เพื่อให้เกิดความก้าวหน้าและยั่งยืน ซึ่งวันนี้เราจะขอแนะนำให้ทุกๆ ท่านไปรู้จักกับการ “พัฒนาองค์กรด้วยระบบ 5ส” ที่น่าสนใจและสามารถทำได้จริงกันครับ จะเป็นอย่างไรบ้างนั้น…เราไปชมกันดีกว่าครับผม
ความหมายของ 5 ส
5 ส. หรือ 5S คือเครื่องมือสร้างความเป็นระเบียบเรียบร้อย ประกอบไปด้วย สะสาง-สะดวก-สะอาด-สุขลักษณะ-สร้างนิสัย มีวัตถุประสงค์หลัก ๆ เพื่อลดต้นทุน (Cost) และการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Efficiency) โดยมากนิยมใช้ในวงการอุตสาหกรรม ก่อนขยับขยายมาใช้ในทุกประเภทธุรกิจ เพราะเป็นแนวทางที่เป็นระบบ เหมาะสำหรับการนำมาเพื่อปรับปรุงแก้ไขการทำงานและรักษาสิ่งแวดล้อมในสถานที่ทำงาน โดยแต่ละ ส มีความหมายแตกต่างกันไปดังนี้
●ส – สะสาง (Seiri) เริ่มต้นแยกสิ่งที่ต้องการจัดระเบียบให้ชัดเจนระหว่าง “สิ่งจำเป็น” และ “สิ่งไม่จำเป็น” หรือแยกสิ่งต่าง ๆ ให้อยู่เป็นหมวดหมู่ชัดเจนว่าเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานหรือไม่ นับเป็นขั้นตอนที่ต้องใช้เวลาและความตั้งใจเป็นอย่างมาก เพราะเราต้องกล้าตัดสินใจอย่างเด็ดขาดว่าอะไรคือสิ่งที่มีประโยชน์ หรือสปาร์คจอยจริง ๆ ฉะนั้นความรู้สึกเสียดายจึงเป็นอุปสรรคใหญ่ของขั้นตอนนี้
●ส – สะดวก (Seiton) คือ การนำสิ่งที่สะสางมาจัดวางอย่างเป็นระเบียบ โดยคำนึงถึงกระบวนการใช้งานและความปลอดภัย พูดง่าย ๆ ก็คือการนำมาวางในพื้นที่ที่หยิบใช้งานง่าย อาจทำป้ายระบุว่าคืออะไร อยู่หมวดหมู่ไหน หรือเก็บไว้ตรงไหน ส. 2 จึงเป็นขั้นตอนที่ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลากับเรื่องเล็ก ๆ น้อยๆ อีกต่อไป
●ส – สะอาด (Seiso)คือ การทำความสะอาด ปัดกวาด เช็ดถูตามที่เราเข้าใจนั่นแหละ เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานให้น่ารื่นรมย์และน่าทำงาน สิ่งนี้มีผลอย่างมากต่อจิตใจพนักงานในรู้สึกดี ยิ่งไปกว่านั้นหากเป็นการทำความสะอาดเครื่องจักรโรงงาน ก็จะเพิ่มประสิทธิภาพและยืดอายุการใช้งานให้นานกว่าเดิม
●ส – สร้างมาตรฐาน (Seiketsu) สุขลักษณะเป็นผลลัพธ์ที่เกิดจากการปฏิบัติ 3 ส. แรก เราจึงควรปรึกษาหารือว่าอะไรคือมาตรฐานสุขลักษณะที่พนักงานต้องการ เพื่อที่ว่าทุกคนจะได้ปฏิบัติรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยตามมาตรฐานนั้น ๆ และเมื่อองค์กรมีสุขลักษณะที่ดีเกิดขึ้น ประสิทธิภาพของพนักงานก็จะดีตามไปด้วย
●ส – สร้างนิสัย (Shitsuke) ส. ตัวสุดท้ายมุ่งไปที่การสร้างระเบียบวินัย หรือสร้างให้เกิดนิสัยขึ้นมาจริง ๆ นับเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากและยากที่สุด เพราะคำว่า “นิสัย” ไม่ได้ขึ้นเกิดแค่การทำเพียงครั้งเดียว แต่เกิดจากการหมั่นปฏิบัติซ้ำ ๆ เป็นประจำจนกลายเป็นเรื่องปกติ
แล้วทำไมเราต้องทำ 5ส กันหล่ะครับ?
เป็นเพราะการทำ 5 ส. จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพราะ5 ส. ไม่ใช่แค่เรื่องของการทำความสะอาด แต่เป้าหมายที่แท้จริงของมันคือการเพิ่มศักยภาพของพื้นที่ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ในที่นี้เราจะกล่าวถึงปัจจัยที่จะช่วยให้การประยุกต์ใช้ 5 ส. เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น
ประโยชน์ของการทำกิจกรรม 5 ส ที่มีต่อพนักงาน
●ช่วยสร้างความรับผิดชอบ – ทุกคนต้องเชื่อมั่นและทำตามหลักการนี้อย่างใจจริง ไม่ใช่ทำครั้งเดียวหรือทำไปเพราะคนอื่นสั่งให้ทำ ยิ่งถ้าหากร่วมมือร่วมใจกันทุกคนแล้วล่ะก็ การสร้างวินัยก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
●ส่งเสริมการแข่งขัน – เป็นการเพิ่มความท้าทายและความตื่นเต้นแก่พนักงาน หลาย ๆ องค์กรจึงมักมีการประกวดกิจกรรม 5 ส. เป็นประจำทุกปี
●ทำให้มีการปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา – ความยั่งยืนจะเกิดขึ้นถ้าเราปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เราแนะนำว่าอาจใช้หลักการวงจร PDCA (Plan – Do – Check – Action) มาร่วมด้วยก็ได้ เพราะจะทำให้องค์เติบโตได้อย่างมั่นคงต่อไป
เป็นอย่างไรกันบ้างครับกับข้อมูลเกี่ยวกับการ “พัฒนาอค์กรด้วยระบบ 5ส.” ที่เราได้มานำเสนอทุกๆ ท่านกันในบทความข้างต้น หวังว่าจะเป็นความรู้และแนวทางที่จะสามารถนำไปพัฒนาองค์กรได้ในอนาคตครับ
