นอกจากการทำงานรว่มกันภายในองค์กรที่ดีแล้ว หากมีการประสานการและรักษามาตรฐานด้วยแล้ว จะยิ่งส่งเสริมให้องค์กรพัฒนาไปอย่างก้าวกระโดดในทุกๆ ด้านเลยก็ว่าได้ครับ วันนี้เราจะขอพาท่านผู้อ่านไปรู้จักกับเครื่องมือหรือแนวทางพัฒนาองค์กรกับ “ใช้หลัก 5ส พัฒนาการทำงานในองค์กร” กันครับ จะเป็นอย่างไรกันบ้างนั้น…เราไปชมกันเล้ยย!!!
ความหมายของ 5 ส
5 ส. หรือ 5S คือเครื่องมือสร้างความเป็นระเบียบเรียบร้อย ประกอบไปด้วย สะสาง-สะดวก-สะอาด-สุขลักษณะ-สร้างนิสัย มีวัตถุประสงค์หลัก ๆ เพื่อลดต้นทุน (Cost) และการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Efficiency) โดยมากนิยมใช้ในวงการอุตสาหกรรม ก่อนขยับขยายมาใช้ในทุกประเภทธุรกิจ เพราะเป็นแนวทางที่เป็นระบบ เหมาะสำหรับการนำมาเพื่อปรับปรุงแก้ไขการทำงานและรักษาสิ่งแวดล้อมในสถานที่ทำงาน โดยแต่ละ ส มีความหมายแตกต่างกันไปดังนี้
●ส – สะสาง (Seiri)
เริ่มต้นแยกสิ่งที่ต้องการจัดระเบียบให้ชัดเจนระหว่าง “สิ่งจำเป็น” และ “สิ่งไม่จำเป็น” หรือแยกสิ่งต่าง ๆ ให้อยู่เป็นหมวดหมู่ชัดเจนว่าเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานหรือไม่ นับเป็นขั้นตอนที่ต้องใช้เวลาและความตั้งใจเป็นอย่างมาก เพราะเราต้องกล้าตัดสินใจอย่างเด็ดขาดว่าอะไรคือสิ่งที่มีประโยชน์ หรือสปาร์คจอยจริง ๆ ฉะนั้นความรู้สึกเสียดายจึงเป็นอุปสรรคใหญ่ของขั้นตอนนี้
●ส – สะดวก (Seiton)
การนำสิ่งที่สะสางมาจัดวางอย่างเป็นระเบียบ โดยคำนึงถึงกระบวนการใช้งานและความปลอดภัย พูดง่าย ๆ ก็คือการนำมาวางในพื้นที่ที่หยิบใช้งานง่าย อาจทำป้ายระบุว่าคืออะไร อยู่หมวดหมู่ไหน หรือเก็บไว้ตรงไหน ส. 2 จึงเป็นขั้นตอนที่ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลากับเรื่องเล็ก ๆ น้อยๆ อีกต่อไป
●ส – สะอาด (Seiso)
การทำความสะอาด ปัดกวาด เช็ดถูตามที่เราเข้าใจนั่นแหละ เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานให้น่ารื่นรมย์และน่าทำงาน สิ่งนี้มีผลอย่างมากต่อจิตใจพนักงานในรู้สึกดี ยิ่งไปกว่านั้นหากเป็นการทำความสะอาดเครื่องจักรโรงงาน ก็จะเพิ่มประสิทธิภาพและยืดอายุการใช้งานให้นานกว่าเดิม
●ส – สร้างมาตรฐาน (Seiketsu)
สุขลักษณะเป็นผลลัพธ์ที่เกิดจากการปฏิบัติ 3 ส. แรก เราจึงควรปรึกษาหารือว่าอะไรคือมาตรฐานสุขลักษณะที่พนักงานต้องการ เพื่อที่ว่าทุกคนจะได้ปฏิบัติรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยตามมาตรฐานนั้น ๆ และเมื่อองค์กรมีสุขลักษณะที่ดีเกิดขึ้น ประสิทธิภาพของพนักงานก็จะดีตามไปด้วย
●ส – สร้างนิสัย (Shitsuke)
ส. ตัวสุดท้ายมุ่งไปที่การสร้างระเบียบวินัย หรือสร้างให้เกิดนิสัยขึ้นมาจริง ๆ นับเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากและยากที่สุด เพราะคำว่า “นิสัย” ไม่ได้ขึ้นเกิดแค่การทำเพียงครั้งเดียว แต่เกิดจากการหมั่นปฏิบัติซ้ำ ๆ เป็นประจำจนกลายเป็นเรื่องปกติฃ
ทำไมถึงต้องใช้ 5ส เข้ามาพัฒนาองค์กร
ประโยชน์หลักของการนำ 5ส ไปใช้คือ พื้นที่ทำงานของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น นำไปสู่คุณภาพของผลผลิตที่สูงขึ้นและมีความสม่ำเสมอมากขึ้น เนื่องจากการขจัดความไร้ประสิทธิภาพทำให้มั่นใจได้ว่า การดำเนินงานจะดำเนินไปตามแผนที่วางไว้
5ส มักจะทำงานได้ดีจากการเน้นเรื่องที่ว่า ทุกอย่างต้องถูกเก็บไว้ที่เดิม ทำให้ความผิดปกติใดๆที่เกิดขึ้นเป็นการส่งสัญญาณถึงปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไข บริษัทที่นำ 5ส มาปรับใช้ในองค์กรสามารถคาดหวังประโยชน์ที่จะได้รับ ดังต่อไปนี้
-พื้นที่จัดเก็บของลดลงม, คุณภาพของการซ่อมบำรุงดีขึ้น ลดต้นทุนค่าซ่อมแซม
– เพิ่มผลผลิตได้มากขึ้น ทำงานได้สะดวกรวดเร็วและสามารถสร้างความพึงพอใจของพนักงานมีมากยิ่งขึ้น
ตัวอย่างของการนำหลัก 5ส มาใช้ในองค์กร
●พนักงงานมีความรับผิดชอบ – ทุกคนต้องเชื่อมั่นและทำตามหลักการนี้อย่างใจจริง ไม่ใช่ทำครั้งเดียวหรือทำไปเพราะคนอื่นสั่งให้ทำ ยิ่งถ้าหากร่วมมือร่วมใจกันทุกคนแล้วล่ะก็ การสร้างวินัยก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
●ทำให้มีการปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา – ความยั่งยืนจะเกิดขึ้นถ้าเราปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เราแนะนำว่าอาจใช้หลักการวงจร PDCA (Plan – Do – Check – Action) มาร่วมด้วยก็ได้ เพราะจะทำให้องค์เติบโตได้อย่างมั่นคงต่อไป
เป็นอย่างไรกันบ้างครับกับข้อมูลเกี่ยวกับ “ใช้หลัก 5ส พัฒนาการทำงานในองค์กร” ที่ได้รวบรวมมาให้ท่านที่สนใจได้ศึกษากัน หวังว่าจะเป็นประโยชน์ไม่มากก็น้อยกันนะครับ
